SECRETARIA EJECUTIVA TEMPORAL AFP POPULAR

Propósito General

Contribuir a la eficiente gestión de los Gerentes de las Divisiones involucradas y el desarrollo de una eficiente gestión de las dependencias, ofreciendo soporte en la redacción de informes, manejo de archivo de documentos, recepción y distribución de la correspondencia recibida, y demás labores de carácter administrativo. Además, mantener una efectiva custodia de la caja chica de la división.

Funciones Relevantes

1.    Ofrecer soporte secretarial a las divisiones involucradas:
•    Soporte Secretarial:
–    Ofrecer soporte secretarial a las divisiones, recibiendo llamadas, elaborando y reproduciendo documentos, enviando y distribuyendo fax en la dependencia.
–    Canalizar la correspondencia, mediante la distribución de la documentación recibida y entrega de los documentos remitidos.
–    Contribuir al funcionamiento adecuado de las dependencias, mediante el pedido y control de suministro del material gastable.
–    Mantener registro de los documentos utilizados en ambas divisiones, llevando archivo cronológico de los mismos.
–    Llevar control de la agenda de reuniones, realizando las actualizaciones de la misma.
–    Recibir a los visitantes de las dependencias, brindándoles las debidas atenciones.
–    Contribuir a la efectiva comunicación de las divisiones asignadas, canalizando sus llamadas nacionales e internacionales por nuestra central.
•    Custodia de Caja Chica:  
–    Custodiar la caja chica de las divisiones asignadas, mediante la realización de erogaciones menores a través de la misma, asegurándose de no sobrepasar el límite establecido.
–    Realizar la reposición del dinero de caja chica, solicitando la aprobación correspondiente a su supervisor, a través del formulario de reposición, y mantener el control de dicho formulario mediante su archivo apropiado.
 

Funciones Relevantes

Requerimientos Preferibles del Puesto

Requerimientos Aceptados del Puesto

Conocimientos de las políticas y procedimientos de la institución.

Formación Complementaria

Manejo de PC. Habilidad en la redacción de informes y conocimientos de mecanografía.

Idiomas

Conocimientos básicos del idioma inglés

Experiencia / Trayectoria

NA

Competencias Conductuales